Het is mogelijk om zelf e-mailsjablonen aan te maken die je handmatig of automatisch kunt versturen naar de gasten. Hieronder wordt uitgelegd hoe dit werkt:

• Ga naar ‘instellingen’ > ‘e-mail’ en klik ‘toevoegen’ (zie afbeelding 1).
• Kies type ‘opmaak’ zodat de bedrijfsgegevens en factuurregels worden uitgeschakeld (zie afbeelding 2).
• Selecteer ‘actief: ja’ om het sjabloon te activeren.
• Je kunt onder ‘automatisch mailen’  een planner instellen. Laat dit op ‘nee’ als je handmatig sjablonen wilt versturen.
  • Let op: stel je een automatische mail in welke bijv. 1 week voor aankomst wordt verstuurd? Dan wordt de mail enkel op 7 dagen voor aankomst verstuurd. Wordt er binnen 7 dagen voor aankomst geboekt? Dan wordt deze mail niet verzonden.
• Geef het sjabloon een ‘interne titel’ voor jezelf (bijv. Voucher sjabloon) en vul een onderwerp van de mail in, bijvoorbeeld ‘Uw vouchercode van 123boeken’.
• Optioneel kun je een koptekst invullen (opvallende titel bovenaan de mail) en bijlages meesturen.
• De gekoppelde verhuurbijlage kan gebruikt worden indien je werkt met product specifieke bijlages die hier zijn toegevoegd (zie afbeelding 3).
• Tot slot vul je de gewenste tekst in en sla je het sjabloon op. Het sjabloon wordt nu zichtbaar als je via ‘e-mail opstellen’, in een boeking, een mail gaat sturen.

Je kunt een voorbeeld van het sjabloon naar jezelf mailen via het tabblad ‘verstuur voorbeeld’ bovenaan de pagina. Het is ook mogelijk om het sjabloon te koppelen aan 1 of meerder producten via het tabblad ‘objecten’ (zie afbeelding 4).